プライバシーポリシー(個人情報の取扱いについて)
株式会社camomile(以下「当社」)は、AI受付・集客自動化サービス「ずっと受付Loco」(以下「本サービス」)の提供にあたり取り扱う個人情報について、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)その他の関係法令・ガイドラインを遵守し、以下のとおりプライバシーポリシー(以下「本ポリシー」)を定めます。本サービスは、店舗・クリニック・サロン等の事業者(以下「加盟店」)向けに提供され、加盟店にかかってきた電話の一次受付をAIが行い、予約希望等を加盟店に通知するものです。当社は加盟店の顧客(来店客・発信者)の個人情報を、加盟店から委託を受けて取り扱う場合があります。
⚠ 本ポリシーは株式会社camomileが提供する「ずっと受付Loco」用に作成した雛形であり、実際の運用体制・委託先の契約内容・取得する情報の範囲によって記載を調整する必要があります。特に、外国(米国)にある事業者への越境移転に関する本人同意の取得方法、来店客(第三者)の個人情報を店舗経由で取り扱う際の役割分担(委託・共同利用・第三者提供のいずれに整理するか)、および安全管理措置の具体的内容については、公表前に必ず弁護士・個人情報保護の専門家の確認を受けてください。本雛形は法的助言ではありません。
1. 事業者の名称および連絡先
事業者名:株式会社camomile
所在地:【当社所在地】
代表者:【代表者名(代表取締役)】
個人情報保護管理者:【個人情報保護管理者の氏名または役職】
本サービスに関するお問い合わせ・個人情報に関するご相談窓口:info@camomile.co.jp
サービスサイト:https://uketsukeloco.camomile.co.jp
(電話でのお問い合わせ:【電話番号】)
2. 当社の立場と個人情報の取得経路
本サービスでは、主に次の2種類の個人情報を取り扱います。
・加盟店の情報:本サービスの利用契約者である加盟店の担当者情報(氏名、電話番号、メールアドレス、店舗情報等)。当社はこれを本サービスの提供のために取得・利用します。
・来店客等(第三者)の情報:加盟店に電話をかけた発信者・来店希望者の個人情報。これらは加盟店の顧客の個人情報であり、当社は原則として加盟店からの委託に基づき、加盟店に代わって取り扱います。
本サービスの性質上、来店客本人から当社が直接同意を得ることが難しいため、来店客への周知・必要な同意の取得は、原則として加盟店の責任と協力のもとで行われます。加盟店は、通話が録音・文字起こしされ外部事業者に送信され得ることを、自らの利用規約・店頭掲示・自動音声案内(ガイダンス)等により来店客に適切に周知するものとします。
3. 取得する個人情報の項目
本サービスにおいて取得・生成し得る情報は次のとおりです。
・通話に関する情報:加盟店にかかってきた電話の通話音声、その録音データ、および音声を文字に変換した文字起こしテキスト。
・予約希望等の情報:来店客が通話中に伝えた氏名、電話番号、希望日時、希望メニュー・来店目的、その他の連絡先や伝言内容。
・発信者情報:発信元電話番号、着信日時、通話時間等の通話メタデータ。
・加盟店に関する情報:加盟店担当者の氏名、電話番号、メールアドレス、店舗名・所在地、営業時間、メニュー設定等の運用情報。
・お問い合わせ情報:info@camomile.co.jp 宛のメール等でいただいた氏名・連絡先・お問い合わせ内容。
これらのうち通話音声・録音・文字起こし・氏名・電話番号・来店目的等は、特定の個人を識別し得る個人情報に該当します。
4. 利用目的
当社は、取得した個人情報を以下の目的の範囲内で利用します。
・時間外・不在等で加盟店が応答できなかった電話にAIが一次対応するため。
・通話内容から予約希望(氏名・希望日時・メニュー・連絡先等)を抽出し、加盟店に通知するため。
・予約・来店に関する加盟店から来店客への折り返し連絡・確認を可能にするため(予約の最終確認は加盟店が行います)。
・本サービスの提供、保守、品質改善、不具合対応およびAI応答精度の検証のため。
・加盟店からのお問い合わせ対応、契約管理、料金請求のため。
・法令に基づく対応、および不正利用・トラブルの防止・対応のため。
当社は、あらかじめ本人の同意を得た場合または法令で認められる場合を除き、上記の目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用しません。なお、本サービスのAIは予約を自動で確定するものではなく、確定・キャンセル等の最終判断は加盟店が行います。
5. 業務委託および第三者提供
当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部または一部を外部事業者に委託することがあります。この場合、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。主な委託先および利用する外部サービスは次のとおりです。
・OpenAI(音声の文字起こし・応答文の生成等のAI処理。米国)
・Twilio(電話の着信・音声処理・通話録音等の電話基盤。米国)
・Cloudflare(サービスサイトの配信・ホスティング)
・エックスサーバー(DNS・メール等の基盤)
上記のうちOpenAIおよびTwilioへは、通話音声・録音・文字起こし・予約希望に含まれる個人情報が送信され得ます。
当社は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません:(1)法令に基づく場合、(2)人の生命・身体・財産の保護に必要で本人の同意取得が困難な場合、(3)加盟店の委託に基づき当該加盟店に予約希望等を通知する場合、(4)委託に伴い提供する場合、(5)合併その他の事由による事業承継に伴う場合。
6. 外国にある第三者への提供(越境移転)と同意
本サービスでは、前項のとおり通話音声・録音・文字起こし・予約希望に含まれる個人情報を、米国に所在する事業者(OpenAI, Inc. および Twilio Inc. 等)が運営するサービスを通じて処理します。これは、外国にある第三者への個人データの提供に該当します。
そのため、来店客の個人情報については、原則として、加盟店を通じてあらかじめ本人の同意を得たうえで取り扱います。加盟店は、来店客に対し、通話が録音され米国の事業者を含む外部サービスで処理され得ることを事前に案内し、同意取得に協力するものとします。
移転先の外国(米国)における個人情報保護制度、移転先事業者が講じる個人情報保護のための措置に関する情報は、各事業者が公表するプライバシーポリシー等をご確認いただけるほか、info@camomile.co.jp までお問い合わせいただければ、当社が把握している範囲で情報提供します。なお、外国の法制度・事業者の対応は変更され得るため、記載内容は最新の状況と異なる場合があります。
7. 安全管理措置
当社は、取り扱う個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止その他の安全管理のため、次のような措置を講じるよう努めます。
・組織的措置:個人情報の取扱いに関する取扱者・責任者の明確化、取扱状況の確認。
・技術的措置:通信の暗号化(TLS等)、アクセス権限の制限、認証情報・APIキーの適切な管理、不要となったデータの削除。
・委託先の管理:委託先の選定基準の設定、契約等による安全管理義務の明確化。
・物理的措置:取扱端末・記録媒体への不正アクセス防止。
当社は少人数体制で運営しているため、大規模組織と同等の体制をとることは困難な場合がありますが、取り扱う情報の性質・量に応じた合理的な安全管理措置の維持・改善に努めます。安全管理措置の具体的内容は、info@camomile.co.jp までお問い合わせいただいた場合に、支障のない範囲でご説明します。
8. 保存期間
当社は、利用目的の達成に必要な期間および法令で定められた期間、個人情報を保存し、その期間を経過した個人情報は遅滞なく削除または匿名化するよう努めます。
・通話音声・録音・文字起こしデータ:【通話録音・文字起こしデータの保存期間(例:○か月)】
・予約希望通知データ(氏名・電話・来店目的等):【予約希望通知データ(氏名・電話・来店目的等)の保存期間】
・加盟店との契約終了後は、当社が保有する当該加盟店由来のデータを【加盟店との契約終了後のデータ削除期限(例:契約終了後○日以内)】に削除または返却します(法令上の保存義務がある場合を除く)。
なお、外部サービス(OpenAI・Twilio等)側での保存期間は各事業者のポリシーによります。
9. 開示・訂正・利用停止・削除等の請求
ご本人(またはその代理人)は、当社が保有する保有個人データについて、法令に基づき、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者提供の停止を請求できます。
来店客の個人情報は加盟店の委託を受けて取り扱っている場合が多いため、来店客ご本人からのご請求については、まず対象となる加盟店を通じてご連絡いただくか、info@camomile.co.jp までご連絡ください。当社は、加盟店と連携のうえ、適切に対応します。
ご請求の際は、ご本人・代理人であることの確認をさせていただきます。具体的な請求手続、必要書類、本人確認の方法、手数料の有無は【開示等請求の具体的手続・本人確認方法・手数料の有無】のとおりとします。法令で認められる範囲で、請求にお応えできない場合があり、その場合はその旨と理由をご説明します。
10. Cookie・アクセス情報の取扱い
サービスサイト(https://uketsukeloco.camomile.co.jp)では、サイトの安定的な配信・セキュリティ確保・利用状況の把握のため、Cookieやアクセスログ(IPアドレス、ブラウザ情報等)を取得する場合があります。これらは、原則として個人を特定しない範囲で、サイトの運営・改善の目的で利用します。ブラウザの設定によりCookieの利用を制限できますが、一部機能が利用できなくなる場合があります。
11. 本ポリシーの変更
当社は、法令の変更やサービス内容の変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、サービスサイトへの掲載その他適切な方法でお知らせします。改定後の内容は、サービスサイトに掲載した時点から効力を生じます。
12. お問い合わせ窓口
本ポリシーおよび個人情報の取扱いに関するお問い合わせ・開示等のご請求は、下記までご連絡ください。
株式会社camomile 個人情報お問い合わせ窓口
メール:info@camomile.co.jp
所在地:【当社所在地】
制定日:【本ポリシー制定日】
最終改定日:【本ポリシー最終改定日】
【 】は準備中の項目です（公開前に確定情報を記入）：
【当社所在地】 ／ 【代表者名(代表取締役)】 ／ 【電話番号】 ／ 【本ポリシー制定日】 ／ 【本ポリシー最終改定日】 ／ 【個人情報保護管理者の氏名または役職】 ／ 【通話録音・文字起こしデータの保存期間(例:○か月)】 ／ 【予約希望通知データ(氏名・電話・来店目的等)の保存期間】 ／ 【加盟店との契約終了後のデータ削除期限(例:契約終了後○日以内)】 ／ 【開示等請求の具体的手続・本人確認方法・手数料の有無】